Zápis do knihy úmrtia vykoná príslušný matričný úrad, ktorý vydá úmrtný list po predložení predpísaných dokladov.
Na vykonanie zápisu úmrtia do knihy úmrtí je príslušný matričný úrad, v ktorého obvode osoba zomrela. Ak sa nezistí, kde osoba zomrela, vykoná zápis matričný úrad, v ktorého obvode sa zomretá osoba našla. Ak zomrie osoba v dopravnom prostriedku, zapíše úmrtie matričný úrad, v ktorého obvode bola zomretá osoba vyložená z dopravného prostriedku.
Na vykonanie zápisu rozhodnutia súdu o vyhlásení štátneho občana Slovenskej republiky za mŕtveho je príslušný matričný úrad v sídlesúdu, ktorý rozhodol o vyhlásení za mŕtveho. Na zápis rozhodnutia súdu o vyhlásení za mŕtveho cudzieho štátneho príslušníka alebo osoby, ktorá bola v rozhodujúcom čase bez štátnej príslušnosti alebo ktorej štátne občianstvo nemožno určiť, ak mala posledný trvalý pobyt na území Slovenskej republiky, je príslušný matričný úrad Bratislava-Staré Mesto.
Do knihy úmrtí sa zapisuje
deň, mesiac, rok a miesto úmrtia,
meno, priezvisko, rodné priezvisko, miesto trvalého pobytu, deň, mesiac, rok a miesto narodenia, pohlavie, rodné číslo a štátne občianstvo zomretého,
deň, mesiac a rok zápisu.
Úmrtie je povinný oznámiť matričnému úradu prehliadajúci lekár neodkladne, najneskôr do troch pracovných dní po prehliadke mŕtveho. Ďalšie údaje, ktoré sa zapisujú do knihy úmrtí, poskytne matričnému úradu osoba, ktorá vybavuje pohreb, najneskôr do piatich pracovných dní odo dňa, keď sa dozvedela o úmrtí, a to aj prostredníctvom matričného úradu v mieste jej trvalého pobytu.
Do knihy úmrtí sa zapisuje aj rozhodnutie súdu o vyhlásení občana za mŕtveho.
Narodenie mŕtveho dieťaťa sa nezapisuje do knihy úmrtí.
Ak ide o zápis nájdenej zomretej osoby, ktorej lekár neurčil presný dátum úmrtia, matričný úrad zapíše ako deň úmrtia posledný deň mesiaca, ak lekár určil aspoň mesiac úmrtia tejto osoby, alebo posledný deň roka, ak lekár určil aspoň rok úmrtia.
Na zápis do knihy úmrtí je potrebné predložiť:
3 kópie listu o prehliadke mŕtveho, ktoré vydá lekár,
občiansky preukaz zosnulého,
občiansky preukaz osoby, ktorá vybavuje pohreb.
Prvý úradný výpis z knihy úmrtí (úmrtný list) sa vydáva bezplatne, za vydanie duplikátu sa platí 5 €.